5 choses à savoir sur Evernote

5 choses à savoir sur Evernote

Lors du Médialab SpeedTraining, Philippe Couve, fondateur de Samsa.fr (société spécialisée dans l’accompagnement de la transition numérique), est venu nous présenter Evernote, histoire de faire un break avec les post-it.

Comme Philippe Couve, vous est-il déjà arrivé de vous envoyer des documents à vous-même ? De noter l’adresse d’un site web sur un bout de papier ? De chercher pendant des heures une référence client, un numéro de facture ou de réservation ?

Alors Evernote pourrait s’avérer bien utile dans votre quotidien. Si l’outil est symbolisé par un éléphant, c’est qu’il propose avant tout de la mémoire, que l’on peut classer soit-même, au gré de ses envies.

1) Quand simplicité rime avec efficacité

Evernote est disponible en ligne mais aussi via un logiciel que l’on peut télécharger et qui offre quelques fonctionnalités supplémentaires au site. On peut également le retrouver sous forme d’applications mobiles, très bien conçues selon Philippe Couve et, cerise sur le gateau, via une extension de navigateur. Pour une utilisation optimale, le duo site en ligne / extension fonctionne bien.

La métaphore du carnet de notes permet de comprendre assez vite le fonctionnement : on créé des notes que l’on classe ensuite dans un carnet de notes. 

Important : choisir “carnet synchronisé” lors de la création d’un carnet permet la consultation distance, sur son mobile par exemple.

La note elle, peut être complétée, modifiée, enrichie de tags. On peut la convertir en PDF et y faire directement ses annotations comme ici.

evernote

2) Recherche d’info : plusieurs portes d’entrée

“On a tous notre manière de ranger les choses : chacun choisit son mode de pensée et d’utilisation”.

Lorsque l’on créé une note, on peut l’associer à un carnet mais aussi à des tags (étiquettes). Utile lorsqu’une info transversale peut se classer dans plusieurs carnets à la fois : un tag commun permettra de la retrouver plus facilement.

Pour retrouver une info, on peut donc se rendre directement dans l’un des carnets ou faire appel au moteur de recherche interne qui effectue sa requête sur l’ensemble des contenus (images comprises : pas de panique, on y arrive).

3) La fonction « gadget mais pas que »

L’intérêt d’Evernote réside aussi dans ca capacité à scanner le texte d’une image. On peut ainsi intégrer des photographies de toutes sortes (affiches, étiquettes, articles d’une revue…) et les retrouver en tapant un mot dans la barre de recherche, comme dans l’exemple ci-dessous avec le programme du Médialab SpeedTraining.

C’est là que le recours à l’appli devient très intéressant. Pour ajouter une photo, il suffit d’aller chercher dans sa galerie d’images ou d’en prendre une directement via l’application et de l’intégrer dans une note en prenant soin de bien synchroniser.

Une fonctionnalité puissante donc, qui peut même s’étendre à la recherche de factures ou de documents “administratifs” (type N° d’adhérent, de compte…).

Evernote a développé des applications complémentaires comme PenUltimate qui détecte l’écriture manuscrite au bout d’un certain temps (à condition d’écrire sans bavure) et Scannable qui numérise les documents papier directement depuis le mobile.

4) L’option de partage

Evernote permet de gérer de la mémoire mais aussi de la partager, partiellement ou totalement.

Il peut être utilisé comme un outil de collaboration puisqu’il permet de partager une note ou un carnet en rentrant le mail de la personne concernée et de définir ses droits (consultation uniquement, modification, invitation d’autres personnes…). Celle-ci doit cependant avoir un compte pour accéder à la note / carnet en question.

Autre fonction intéressante : y associer une deadline avec une alerte, pratique pour s’organiser quand on se la joue collectif.

5) Archivage de pages web

“La fonctionnalité la plus critique d’Evernote est la capacité à capturer et à archiver des pages web”.

Un journaliste se retrouve tous les jours à des informations qui lui seront utiles à plus ou moins long terme. C’est là qu’entre en jeu l’extension : webclipper (disponible sur le site d’Evernote). Lorsqu’un article nous intéresse, elle propose de l’archiver selon plusieurs modes de sauvegarde.

Evernote

On peut choisir de conserver la page entière (avec toute la navitation qui va avec), de ne sauvegarder que le contenu de l’article (texte + image), de faire une capture d’écran ou encore de ne retenir que l’URL en la mettant en favori. Il suffit ensuite de la commenter si nécessaire et de classer cette sauvegarde dans un carnet ou de lui associer des tags.

“Beaucoup de journalistes utilisent cette fonctionnalité qui permet de fabriquer sa documentation personnelle et qui va rester accessible un certain temps”.

Le petit plus : on l’a compris, Evernote va pouvoir nous simplifier la vie avec une bonne dose d’auto-organisation. Et pas qu’au bureau ! Sur Evernote, on peut aussi scanner l’étiquette d’un bon vin lorsque l’on souhaite se rappeler de sa référence ou même y faire ses listes de course.

À chacun de s’approprier l’outil comme il l’entend.

 

Voir le tuto complet de Philippe :

Image « Evernote Meet Up Paris » – Heisenberg Media/Flickr/CC

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